用語辞典

研修用語の意味「タイムマネジメント」

タイムマネジメントとは、限られた時間をどう有効に使い目標を達成するかという時間管理のことです。仕事は、やり方次第で効果も効率も大きく変わるため、多忙なビジネスパーソンにとって必須なスキルと言えます。 タイムマネジメントでは、他社の訪問や社内外ミーティング、面談など時間を決めて行なうアポイントメントの管理に加えて、資料作成や事務仕事、メール作成などある程度時間に自由のあるタスクの管理をすることが必要となります。更に、無限に仕事をすることは不可能なので、どの仕事をやってどの仕事を他の人に依頼するか、もしくはその仕事自体やらないといった仕事の取捨選択も必要です。 実践の方法として、まず次のようなタスク管理が重要です。 仕事の依頼があったり、やる必要のあることを思いついたりしてタスクが発生した時は、すぐに手帳などに書き、タスクのリスト(to doリスト)を作ります。タスクの重要度、緊急度を把握します。それぞれのタスクには、締切日を設けます。大きなタスクは細かいタスクに分解します。分解したタスクにも締切日を設けます。 基本的には、重要度・緊急度の高いタスク、他人に与える影響の大きいタスクから始めますが、1日の始まりや昼食後は重要度・緊急度の低いタスクまたは、単純作業をして徐々に集中力を上げていく、重要度・緊急度の高いタスクは集中しやすい午前中に片付けるといった工夫をすることで生産性を高めることができます。ただし、不測の事態などで時間を取られたり、急なミーティングがあったり、予定よりタスクを終わらせるのに時間がかかってしまったりしてスケジュール通りに運ばないことも少なくないので、スケジュールは1日あたり4、5時間を目安に組み立てるようにします。 また、全てのタスクを自分一人で100%の完成度で行なうことは難しいので、他のスタッフがやっても80%程度の完成度でできるのであれば依頼したり、70%程度の完成度で良いものは70%で止めておいたりすることも必要です。